اگرچه ابزارهایی مانند ایمیل، برای ارسال پیام‌ها به مشتریان یا شرکای تجاری مورد استفاده است اما به نظر می‌رسد نامه ارسال شده از طریق ایمیل در دنیای دیجیتال بسیار رایج است. به عبارت دیگر، این روش سریع ارسال نامه‌ها، چیزی از آنچه برای مشتریان خود در نظر می‌گیرید، نشان نمی‌دهد. برای جلب توجه مشتریان در نخستین ارتباط به موارد بهتری نیاز دارید. این دقیقا زمانی است که نامه‌های فیزیکی و سربرگ‌ها در دسترس شما هستند!

مهم نیست که شما به چه کاری مشغول هستید، به یک سربرگ خوب و مناسب نیاز دارید. یک سربرگ زیبا هم می‌تواند موجب موفقیت در برندینگ شما شود. تفاوت زیادی بین دریافت یک نامه اداری روی کاغذهای خالی استاندارد و گرفتن آن با حروف با طراحی زیبا وجود دارد. سربرگ به عنوان یک فرصت بازاریابی عمل می‌کند، فرصتی برای تعامل با برند فراهم کرده و جدا از همه این‌ها، کلمات موجود در صفحه را اعتبار می‌بخشد. سربرگ خوب طراحی شده مانند یک شرکت بزرگ است که باعث می‌شود نامه‌ها بسیار رسمی‌تر و حرفه‌ای‌تر به نظر برسند.

طراحی سربرگ کارآمد یک چالش بی‎نظیر است. گاهی اوقات طراحی سربرگ شما اولین تعاملی است که مشتری با یک شرکت خاص دارد، در حالی که شاید در زمان‌های دیگر برای تقویت هویت برند خود بی‎وقفه تلاش کنید. توجه به جزئیات مهم است اما تولید چیزی جالب و به یاد ماندنی نیز حائز اهمیت است.

چرا سربرگ در نامه‌های تجاری اهمیت دارد؟

مردم غالباً تصور می‌كنند كه فقط شركت‌های بزرگ برای ارتباط بین دو طرف از سربرگ‌ها استفاده می‌كنند. با این حال، حقیقت این است که مشاغل با ابعاد مختلف، اعم از یک فرد، یک شرکت کوچک یا یک شرکت بزرگ، باید از سربرگ مخصوص خود در نامه‌های اداری و غیره استفاده کنند.

از سربرگ‌ها می‌توانند برای اهداف مختلفی استفاده کنند، مانند:

نوشتن فاکتورها

یادداشت برداری‌ها در جلسات

مناقصه‌های حقوقی و بیانیه‌های بین وزارت‎خانه

ارائه اطلاعات مربوط به مشاغل برای طرف‌های دیگر

مشکل این است که اگرچه سربرگ‌ها معمولاً بسیار ساده به نظر می‌رسند، اما در واقع طراحی آن می‌تواند کاملاً مشکل باشد. در ادامه این مطلب می‌توانید با نکات مورد توجه در طراحی سربرگ آشنا شوید.

1- آن را ساده نگه دارید

یكی از مهم‌ترین اصول در طراحی سربرگ كارآمد نگه داشتن سادگی طرح تا حد ممكن است. مهم است که طرح شما به چشم بیاید و احساس فوق‌العاده‎ای ایجاد می‌کند، اما فراموش نکنید طراحی سربرگ باید زمینه‌ای برای محتوای نامه نیز در نظر بگیرد و این ماهیت اصلی سربرگ اداری است. به هر روشی از طرح خود برای نمایش مطالب استفاده کنید اما سعی نکنید آن را برای جلب توجه خواننده پیچیده و شلوغ کنید. این نکته را در نظر بگیرید که آیا طرح سربرگ شما در جلب توجه با محتوای اصلی رقابت می‌کند یا خیر.

2- از نرم‎ افزار مناسب استفاده کنید

مواقعی وجود دارد که استفاده از فتوشاپ به عنوان ابزاری برای طراحی کاملا منطقی است و طراحی یک سربرگ با استفاده از فتوشاپ کاملاً امکان‎پذیر است اما ابزارهای بسیار مناسب‎تری نیز برای این کار وجود دارد.

در بالای لیست Illustrator و InDesign قرار دارند. هر دو این ابزارها دارای کنترل‌های تایپوگرافی بسیار حرفه‌ای و همچنین مبتنی بر بردار هستند. ترسیم عناصر در این نرم‎افزارها ساده و جابجایی موثر آنها آسان‎تر است.

اگر تنها Photoshop را در دسترس خود دارید، به خاطر داشته باشید که کارهای چاپی باید با کیفیت 300dpi طراحی شوند و حتما نیاز به تعیین خط برش دارید (با چاپخانه و تولیدکننده در رابطه با اندازه‌های برش مشورت کنید).

3- در طراحی خود از سلسله مراتب استفاده کنید

طراحی سربرگ، تقریباً مانند هر زمینه طراحی دیگر، در مورد ارتباط اطلاعات مهم به طور مؤثر است. معمولاً مهم‌ترین اطلاعاتی که باید برای ارتباط برقرار کردن استفاده کنید این است که چه کسی نامه را می‌نویسد - شرکت یا فرد مسئول. پس از آن، آدرس، شماره تلفن یا آدرس ایمیل مورد نیاز است. اما مهم‌ترین عنصری که باید در سربرگ درج شود نام شرکت، سازمان یا دفتر اداری است. اطلاعات کلیدی باید به وضوح و در دسترس قرار بگیرند.

4- جزئیات مناسب را انتخاب کنید

همیشه لازم نیست که تمامی جزئیات را بر روی سربرگ بگنجانید. در نظر بگیرید چه کسی از آن استفاده می‌کند. اگر به طور خاص برای منشی مدیر عامل باشد و همیشه فقط از آنها استفاده می‌شود، شاید منطقی است که شماره‌گیری مستقیم منشی دفتر را وارد کنید. اگر در یک فضای عمومی‌تر از آن استفاده می‌کنید پس اطلاعات کلی‌تری را شامل می‌شود.

ممکن است الزامات قانونی خاصی برای اطلاعات وجود داشته باشد. مانند شماره ثبت شرکت یا برند تجاری برای نهادهای معتبر. اما فراتر از این الزامات، در نظر بگیرید که واقعاً چه اطلاعاتی لازم است و جزئیات مناسب را برای سربرگ خود انتخاب کنید.

5- طراحی خاص برای تجهیزات

بسیاری از این نامه‌ها باید به صورت کامپیوتری نوشته شده و سپس چاپ شوند. تصور کنید سربرگ خود را به صورتی طراحی کرده‌اید که بعد از خروج از چاپگر عناصر طراحی شده با متن اصلی نامه تداخل داشته باشد. شما باید بدانید که چگونه از طراحی نامه شما استفاده خواهد شد و تمام این جزئیات را در نظر بگیرید.

6- نام تجاری خود را نشان دهید

اطمینان حاصل کنید که هنگام طراحی سربرگ خود، به خوبی از برند شرکت استفاده می‌کنید. این فقط مربوط به آرم یا لوگوی شما نیست، بلکه انتخاب رنگ طرح، نوع فونت، تصاویر و موارد دیگر نیز مهم است.

7- از یک کاغذ مرغوب استفاده کنید

انواع مختلفی از کاغذهای با کیفیت و مناسب چاپ سربرگ وجود دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید. هر کدام از این کاغذها ویژگی‌های خاص خود را دارند. کاغذهای شما نباید سبک و بی‌کیفیت و همچنین سنگین وزن و نامناسب برای حمل و نقل باشد. توجه داشته باشید که برخی از این نامه‌ها به عنوان اسناد معتبر بایگانی خواهند شد و بسیاری از آنها بین شرکت‌های مختلف جا به جا می‌شوند.

8- اضافه کردن جلوه‌های ویژه

وقتی سربرگ‌های خود را به صورت افست چاپ می‌کنید، باید جلوه‌های ویژه‌ای را که می‌توانید برای طراحی خود استفاده کنید را در نظر بگیرید. یک انتخاب خلاقانه اما مقرون به صرفه بسیار چشمگیر است. برجسته‌سازی یا تورفتگی‌ها در چاپ متون و ارائه یک پوشه برای نامه‌ها می‌تواند از این ایده‌های خلاقانه باشد.

9- استفاده از رنگ‌ها به مقدار کم

این قانون تقریباً برای هر چیزی که طراحی می‌کنید صدق می‌کند و شما باید آن را رعایت کنید. رنگ‌ها یک روش عالی برای جلب توجه مخاطب و نشان دادن مناطق خاص در سربرگ شما است. نه تنها می‌تواند یک بخش را برجسته کند، بلکه می‌تواند ایده‌ها و احساسات خاصی را نیز برقرار کند. همچنین باعث تقویت برندسازی شود.

رنگ ابزاری بسیار قدرتمند است که می‌تواند طراحی نامه شما را بسازد و یا بی‌ارزش کند. با وجود قدرت زیاد، مسئولیت بزرگی به وجود می‌آید. از رنگ‌ها به مقدار کم استفاده کنید تا بیشترین تاثیر را در طراحی سربرگ شما به وجود بیاورد.

10- چه عناصری باید در سربرگ درج شود

درج نام و آدرس شخص یا شغل در سربرگ ثابت است. همچنین سربرگ ممکن است حاوی آرم شرکت، یک آرم شخصی یا سایر گرافیک‌ها، مانند تصاویر مختلف باشد. از سربرگ‌های اداری برای مکاتبات رسمی استفاده می‌شود بنابراین نیاز است اطلاعات رسمی ‌نیز در آن درج شود.

نام شخص یا شغلی که نامه را ارسال می‌کند، معمولاً در قسمت بالای نامه قرار دارد، اما در بعضی از طرح‌ها می‌توانند آن را در سمت چپ یا راست داشته باشند یا با یک طرح گرافیکی آن را به صورت آرم کار کنند. همچنین می‌توان در طراحی سربرگ از گرافیک‌های مختلف استفاده کرد.

تنظیمات چاپ سربرگ

برای طراحی سربرگ می‌توانید از ساده‌ترین کار یعنی بکارگیری قالب‌های آماده و لایه باز استفاده کنید. این سندها در واقع طوری تنظیم شده‌اند که برای ارسال به چاپ آماده باشند. تنظیماتی مانند ابعاد، خط برش، تنظیمات چاپ و ... اما اگر به دنبال یک طرح اختصاصی و کاملا منحصر به فرد هستید کافی است فایل خود را به شرح زیر تنظیم کنید:

ابعاد و اندازه صفحه را A4 در نظر بگیرید یعنی (210*297 میلی متر) + همچنین 3 میلی‎متر از هر طرف به عنوان خط برش و ناحیه امن در نظر بگیرید.

مد رنگی برای کارهای چاپی حالت رنگ CMYK است نه RGB.

وضوح یا رزولیشن را بر روی 300  DPIتنظیم کنید.

حتما بعد از اتمام طراحی تمام اطلاعات را بررسی کنید و از عدم وجود مشکل املایی یا نگارشی اطمینان حاصل کنید.

این روند در Adobe Illustrator و InDesign مشابه است. به علاوه، تنظیم مناطق امن در آن برنامه‌ها بسیار ساده‌تر است.

مرکز تخصصی چاپ و تبلیغات بعد‌ سوم

بازگشت به صفحه مقالات